Comment organiser une visioconférence avec plusieurs participants ?

La visioconférence permet de communiquer à peu de frais et facilement en temps réel. C’est une alternative aux appels téléphoniques, aux télécopies et aux échanges d’e-mails en aller-retour qui élimine le besoin de se déplacer ! Il suffit d’avoir la bonne plate-forme et le bon appareil, de préférence un appareil équipé d’une webcam.
Les séminaires, les présentations et les formations peuvent désormais avoir lieu à distance grâce à la vidéoconférence. Elle apporte une touche humaine aux conversations, offre une plus grande visibilité sur vos contacts et permet de mieux retenir l’attention de tous, d’autant plus que les méthodes de travail deviennent de plus en plus flexibles et adaptatives. 
Comme pour les conférences téléphoniques, une bonne organisation est essentielle pour tirer le meilleur parti d’une vidéoconférence. Dans cet article, nous vous donnons tous les points clés pour bien organiser vos visioconférences et gagner en efficacité tout en rendant la collaboration plus agréable.
 

Choisir le bon outil de visioconférence

Dans un premier temps, assurez-vous que votre fournisseur de services de visioconférence dispose d’un réseau fiable et sécurisé ainsi que de la meilleure qualité audio et vidéo possible.

Bien que la plupart utilisent un ordinateur pour participer à des visioconférences, 31 % des utilisateurs participent depuis un smartphone et 13 % depuis une tablette

Cela signifie que vous voudrez choisir une solution comme meet jitsi qui intègre tous les types d’appareils : tablettes et smartphones (Android et iOS) ainsi que PC et Mac. Vous pouvez voir cet article pour en savoir plus sur cet outil. La plateforme doit également être facile à utiliser et intuitive. N’hésitez pas à en tester plusieurs avant de choisir celle qui semble la plus adaptée à vos attentes et à vos besoins.

Votre plateforme doit également permettre le partage d’écran, ce qui est essentiel pour présenter des supports visuels. Ainsi, vous transformerez instantanément vos réunions en séances de travail collaboratif en partageant votre écran ou votre présentation. Votre groupe pourra collaborer sur des documents en plus de communiquer  » en face-à-face « .

Vérifiez que vos matériels fonctionnent

En ce qui concerne la qualité de la visioconférence, 46 % des utilisateurs affirment que les problèmes audio peuvent nuire à une bonne communication vidéo. C’est pourquoi vous devez vérifier que vos périphériques audio et vidéo sont configurés et fonctionnent correctement avant de passer un appel vidéo. 

Si vous ne participez à des appels vidéo qu’occasionnellement, le microphone et la caméra intégrés de votre ordinateur devraient suffire. Néanmoins, si vous travaillez avec un ordinateur plus ancien, sa caméra n’est pas susceptible de fournir la meilleure qualité vidéo. 

Si vous participez régulièrement à des vidéoconférences, il vaut la peine d’investir dans une caméra et/ou un casque de meilleure qualité. 

Dans la mesure du possible, veillez à utiliser des écouteurs ou un casque pour les réunions, car la qualité sonore sera bien meilleure qu’avec le seul microphone de votre ordinateur. Il est également préférable d’utiliser un casque filaire plutôt que Bluetooth pour éviter d’éventuels problèmes d’interférences. 

Vérifiez la stabilité de votre connexion Internet

Votre réseau Wifi n’aura probablement pas la même vitesse dans chaque partie de votre maison, surtout si vous vivez dans une maison à plusieurs étages. Que vous utilisiez l’ADSL, la 4G ou la fibre optique, la vitesse de votre réseau peut être influencée par l’emplacement du routeur ou la quantité de la bande passante que vous utilisez. 

Plus vous êtes proche de votre routeur, plus votre signal Wifi sera puissant l’objectif étant d’avoir le moins d’obstacles possible entre le routeur et votre appareil. Les murs, les micro-ondes et les téléviseurs peuvent interférer avec le signal et entraver la transmission des données. Si possible, placez votre routeur en hauteur dans un endroit dégagé.

Réduisez la bande passante utilisée en fermant toutes les applications et les pages web qui nécessitent une connexion Internet. Si d’autres personnes utilisent également des appareils connectés à votre réseau pour des activités qui consomment beaucoup de bande passante (téléchargements, jeux en ligne, appels vidéo), demandez-leur de faire une pause pendant votre conférence.